Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją Konferencji naukowej - Nowe wyzwania regulacyjne i nadzorcze w obszarze innowacji finansowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), zwanego dalej „RODO” informujemy, że:

1. Administratorami danych osobowych są odrębnie:

1) Komisja Nadzoru Finansowego, zwana dalej „KNF”, będąca organem Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego, zwanego dalej „UKNF”, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Pięknej 20, 00-549 Warszawa. Z KNF można skontaktować się pisemnie, kierując korespondencję na adres: ul. Piękna 20, skr. poczt. nr 419, 00-549 Warszawa lub pocztą elektroniczną na adres: knf@knf.gov.pl;

2) Urząd Komisji Nadzoru Finansowego, zwany dalej „UKNF” z siedzibą w Warszawie, przy ul. Pięknej 20, 00-549 Warszawa. Z UKNF można skontaktować się pisemnie, kierując korespondencję na adres: ul. Piękna 20, skr. poczt. nr 419, 00-549 Warszawa lub pocztą elektroniczną na adres: knf@knf.gov.pl - jako podmiot będący państwową osobą prawną.

2. KNF i UKNF zapewniają kontakt z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: iod@knf.gov.pl lub drogą pocztową na adres korespondencyjny KNF i UKNF.

3. Dane osobowe uczestników Konferencji przetwarzane będą przez KNF w celu i na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, tj. niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym polegającego na podejmowaniu działań edukacyjnych w zakresie funkcjonowania rynku finansowego, jego zagrożeń oraz podmiotów na nim funkcjonujących, w związku z art. 4 pkt 4 ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 2059, z późn. zm.).

4. Dane osobowe przetwarzane będą przez UKNF w celu i na podstawie:

1) w stosunku do uczestników Konferencji gdy dokonują zgłoszenia bezpośrednio oraz w stosunku do osób ich zgłaszających – art. 6 ust. 1 lit b RODO, tj. w związku z koniecznością realizacji umowy w przedmiocie udziału w Konferencji, której stroną jest osoba dokonująca zgłoszenia także w zakresie w jakim przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji Konferencji, w szczególności w związku z przekazywaniem informacji w przedmiocie miejsca, terminu i formy szkolenia, prawidłowej rejestracji, wydawania zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu, ustalaniu obecności, a w przypadku seminariów organizowanych w formie stacjonarnej w lokalizacji UKNF również prawa do korzystania z miejsc parkingowych, jak również w celu podjęcia działań na żądanie osoby dokonującej zgłoszenia przed zawarciem umowy;

2) w stosunku do uczestników Konferencji, gdy nie zgłaszają się samodzielnie, a są zgłaszani przez osobę trzecią zgłaszającą uczestnika na Konferencję – art. 6 ust. 1 lit f RODO, tj. w zakresie prawnie uzasadnionego interesu UKNF który stanowi konieczność realizacji umowy o świadczenie na rzecz osoby trzeciej, którą jest zgłaszany uczestnik Konferencji, także w zakresie w jakim przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji seminariów realizowanych w ramach Konferencji, w szczególności w związku z przekazywaniem informacji w przedmiocie miejsca, terminu i formy szkolenia oraz prawidłowej rejestracji, wydawania zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu, ustalaniu obecności, a w przypadku seminariów organizowanych w formie stacjonarnej w lokalizacji UKNF również prawa do korzystania z miejsc parkingowych; 3) w stosunku do uczestników Konferencji – art. 6 ust. 1 lit f RODO, tj. w zakresie prawnie uzasadnionego interesu UKNF polegającego na nagrywaniu przebiegu Konferencji w postaci nagrań audio celem udokumentowania prawidłowego przebiegu Konferencji;

4) w stosunku do uczestników Konferencji – art. 6 ust. 1 lit f RODO, tj. w zakresie prawnie uzasadnionego interesu UKNF polegającego na nagrywaniu przebiegu Konferencji w postaci nagrań audiovideo, z czym związane jest przetwarzanie danych osobowych w postaci wizerunku na podstawie zezwolenia osoby na nim przedstawionej wyrażonego na mocy art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 288 ze zm.);

5) w stosunku do uczestników Konferencji oraz osób ich zgłaszających w przypadku gdy wyrażona została zgoda na otrzymywanie informacji o działaniach edukacyjnych, w tym Konferencjach organizowanych w przyszłości – art. 6 ust. 1 lit a RODO, tj. w zakresie zgody uczestnika lub osoby rejestrującej uczestnika na otrzymywanie informacji o Konferencjach i działaniach edukacyjnych podejmowanych w przyszłości;

6) w stosunku do uczestników Konferencji oraz osób ich zgłaszających – art. 6 ust. 1 lit c RODO, tj. w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na UKNF, wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164. ze zm.);

7) art. 49 ust. 1 lit b RODO, gdzie przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą, tj. uczestnikiem seminarium, który dokonał osobiście rejestracji na Konferencje, a UKNF, w przypadku gdy Konferencja jest organizowana formie on-line (webinarium), a przekazanie danych do państwa trzeciego jest związane z wykorzystaniem platformy do prowadzenia Konferencji w formie on-line;

8) art. 49 ust. 1 lit c RODO, gdzie przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy o uczestnictwo w Konferencji zawartej w interesie uczestnika seminarium przez osobę zgłaszającą uczestnika do Konferencji, w przypadku gdy seminarium jest organizowane w formie on-line (webinarium), a przekazanie danych do państwa trzeciego jest związane z wykorzystaniem platformy do prowadzenia Konferencji w formie on-line.

5. Źródłem pozyskania danych osobowych uczestnika, o ile nie zostały przekazane bezpośrednio przez osobę, której dane dotyczą, jest zgłaszająca uczestnika seminariów instytucja lub osoba. W takim przypadku przekazywane dane to w szczególności: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa i adres instytucji, adres e-mail, numer telefonu, a w przypadku organizacji seminariów w formie stacjonarnej w lokalizacji UKNF także numer rejestracyjny samochodu celem zapewnienia miejsc postojowych dla uczestników Konferencji w przypadku gdy są one przewidziane.

6. Jeśli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, mogły one również zostać wygenerowane przez dostawcę platformy internetowej do prowadzenia seminariów on-line (webinaria) i w takim wypadku otrzymane dane mogą obejmować m.in.: imię, nazwisko, adres e-mail, publiczny adres IP, przeglądarkę, numer telefonu, identyfikator użytkownika, typ sprzętu, typ i wersję systemu operacyjnego, MAC adresy, podjęte działania, dane wygenerowane lub podane dobrowolnie przez użytkownika.

7. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji Konferencji, z zastrzeżeniem przepisów archiwizujących określających okres przechowywania dokumentacji w UKNF.

8. Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane podmiotom lub organizacjom międzynarodowym w państwach trzecich. Niemniej w przypadku gdy Konferencje będą organizowane w formie on-line (webinaria), dane osobowe uczestnika mogą być przekazywane do państw trzecich w związku z wykorzystaniem platformy do prowadzenia Konferencji w formie on-line (StarLeaf). Producent narzędzia wskazuje, że co do zasady dane przechowuje na obszarze z którego pochodzi klient, tj. UKNF, jednakże w niektórych przypadkach mogą być one przekazywane do innych centrów przechowywania danych, zlokalizowanych poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Centra przechowywania danych znajdują się w różnych państwach. Brak jest decyzji Komisji Europejskiej w przedmiocie zachowania odpowiedniego stopnia ochrony, jednakże właściciel narzędzia wskazuje, iż opiera przetwarzanie m.in. w oparciu o wiążące reguły korporacyjne. Więcej informacji na temat przetwarzania, w tym kopię danych osobowych można pozyskać kierując prośbę na adres: iod@knf.gov.pl.

9. Dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom, tj. organom publicznym, dla których podstawę prawną udostępnienia stanowi przepis prawa, podmiotom świadczącym usługi informatycznych, w tym usługi związane z przesyłaniem korespondencji drogą elektroniczną, świadczącym usługi pocztowe, kurierskie, usługi z zakresu ochrony osób i mienia, prelegentom zewnętrznym lub podmiotom zapewniającym prelegentów zewnętrznych, w przypadku organizowania Konferencji w formie on-line (webinaria) dostawcy platformy do prowadzenia Konferencji w formie on-line, podmiotom rejestrującym przebieg Konferencji.

10. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania.

11. Każdej osobie, której dane dotyczą, w przypadkach określonych przepisami prawa, przysługuje prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przenoszenia danych. W zakresie w jakim przetwarzanie następuje na podstawie zgody przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania którego dokonano przed jej wycofaniem.

12. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

13. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w Konferencji lub otrzymywania informacji o działaniach edukacyjnych podejmowanych w przyszłości.