Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Uniwersytet Warszawski
dla reprezentantów, pełnomocników oraz członków organów spółek lub innych podmiotów współpracujących lub kontaktujących się z Uniwersytetem Warszawskim
1. Administrator
Administratorem danych osobowych przetwarzanych jest Uniwersytet Warszawski (UW),
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa.
Z administratorem można kontaktować się:
- listownie: Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa;
- telefonicznie: 22 55 20
2. Inspektor Ochrony Danych (IOD)
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem: iod@adm.uw.edu.pl.
Do zadań IOD nie należy natomiast realizacja innych spraw, jak np. udzielanie informacji związanych
z realizacją i obsługą umowy.
3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
- zawarcia lub wykonania umowy pomiędzy UW a podmiotem, z którym powiązana jest dana osoba lub w imieniu którego ona działa, jak również weryfikacji tego podmiotu (np. klienta, kontrahenta lub innego podmiotu kontaktującego się z Uniwersytetem Warszawskim) oraz bieżącego kontaktu z tym podmiotem – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. b i f RODO[1];
- realizacji czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
w szczególności w związku z wypełnianiem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości oraz przepisów regulujących prowadzenie postępowań przez uprawnione podmioty – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. c RODO; - realizacja zadania w interesie publicznym – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi 6 ust. 1 lit. e RODO;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. f RODO;
- archiwalnych (dowodowych) polegających na zabezpieczeniu informacji na wypadek potrzeby udowodnienia faktów lub wykazania spełnienia obowiązku ciążącego na UW – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Odbiorcy danych
Dostęp do danych osobowych będą posiadać pracownicy administratora, którzy muszą przetwarzać dane osobowe w związku z realizacją obowiązków służbowych.
Dane osobowe mogą zostać ujawnione organom publicznym, instytucjom lub podmiotom trzecim uprawnionym do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Odbiorcami danych osobowych mogą być także podmioty, którym administrator na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zleci wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych.
5. Okres przetwarzania danych osobowych
Okres przetwarzania danych osobowych jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:
- rachunkowe, przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie związane z zawartą umową zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
- podatkowe, przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy wynikający z rozliczenia zawartej umowy;
- w zakresie realizacji przez UW czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa – przez okres wynikający z tych przepisów;
- w zakresie wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów UW stanowiących podstawę tego przetwarzania przez okres niezbędny do wypełnienia tego celu lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych przez UW;
- w zakresie ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami – do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy lub z innego tytułu.
6. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
Administrator gwarantuje realizację wszystkich praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych na zasadach określonych przez RODO tj. prawo do:
- dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
- sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
- ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- usunięcia danych osobowych (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO);
- sprzeciwu;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie
danych osobowych narusza przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
7. Obowiązek podania danych osobowych i konsekwencja niepodania danych
Podanie danych osobowych jest obligatoryjne, niepodanie danych uniemożliwi realizację celów
wskazanych w punkcie 3.
8. Źródło pochodzenia danych osobowych
Dane osobowe jakie UW przetwarza, pochodzą od klienta bądź kontrahenta lub innego podmiotu kontaktującego się z UW, bądź ze źródeł powszechnie dostępnych. Kategorie danych osobowych osób powiązanych ze spółkami lub innymi podmiotami (np. członków organów tych podmiotów), w tym beneficjentów rzeczywistych, są tożsame z kategoriami pochodzącymi z publiczne dostępnych źródeł lub kategoriami przekazanymi przez klienta bądź kontrahenta UW lub przez inny podmiot kontaktujący się z UW.
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1, z późn. zm.), dalej jako „RODO”.
